Заявка на подбор персонала зачем нужна и как ее заполнить

Техническое задание и основной инструмент работы для рекрутера как штатного, так и рекрутера агентства – это заявка на подбор. В любой компании (даже самой небольшой) есть регламентированные (или же понятийные) бизнес-процессы подбора персонала, и эти процессы непременно включают в себя процедуру инициации подбора.

Таким образом заявка на подбор становится основанием и отправной точкой для инициации процесса подбора нового сотрудника. Роли участников подбора в Заявке  распределены и в классическом варианте выглядят следующим образом:   

Форма заявки на подбор для штатной службы управления персоналом и для кадрового агентства незначительно отличаются: для рекрутингового агентства включает в себя информацию о деятельности компании и информацию о процессе собеседования, в то время как для заявки in-house таких блоков не содержат.

Кто должен заполнять Заявку на подбор

При подборе персонала через кадровое агентство, сотрудники кадрового агентства чаще всего снимают с компании бремя заполнения формы заявки и заполняют ее самостоятельно на основании информации полученной во время встречи с непосредственным инициатором подбора.

После заполнения Заявки кадровое агентство согласует ее текст с руководством компании и берет ее в работу.

В случае подбора персонала внутренними HR ресурсами Заявку заполняет сам руководитель и отвечает за правильность и полноту ее заполнения. Исключения составляют устные распоряжения о подборе со стороны акционеров и высшего руководства, (но в этом случае будет тяжело привлечь к ответственности и руководство и рекрутера, так как фиксации информации в бумажном или электронном виде не было).

В моей практике было несколько компаний где одним из нерушимых правил было: «Мы не ставим задач в коридоре!», что означало что все задачи, поручения, заявки итд должны были существовать только в зафиксированном виде.

Цели заявки на подбор

Цель заявки на поиск кандидата – это формально инициировать процесс поиска и найма сотрудников для закрытия вакансии исходя их указанных в заявке данных.

1. Определение требований: какие необходимые навыки, опыт и квалификацию должен иметь кандидат.
2. Описание должности: информация о задачах и обязанностях вакансии.
3. Определение критериев отбора: показателей, на основании которых будут оцениваться кандидаты.
4. Срок закрытия вакансии: определение дедлайна
5. Согласование бюджета и условий труда: размер заработной платы, бонусов и определение других условий работы.
6. Документирование процесса: фиксация договоренностей для эффективного и прозрачного процесса

Образец заявки на подбор персонала и ее элементы 

В приложение две заявки: для внутренней службы HR (прил №1) и рекрутингового агентства (прил. №2), где будет понятна разница в форме, тем не менее, ниже основные элементы:

1. Название должности и подразделения
2. Причины открытия вакансии
3. Тип подбора (открытый поиск/скрытая замена)
4. Кому подчиняется должность
5. Описание должностных обязанностей
6. Требования к кандидату
7. Образование
8. Опыт работы
9. Профессиональные навыки (hard skills)
10. Личностные качества (soft skills)
11. Условия работы, срок испытания
12. График работы, возможность гибрида или удаленки
13. Уровень заработной платы на время и после испытательного срока
14. Дополнительные льготы
15. Компании – доноры и компании «Стоп листа»
16.  Процедура и этапы подбора и согласующие лица
17. Наличие тестирования или задания
18. Срок закрытия вакансии

прил. №1 образец заявки на подбор персонала  (для внутренней службы HR)

прил. №2 образец заявки на подбор персонала  (рекрутингового агентства)

Ошибки при составлении заявки 

• Неясное или неполное описание вакансии.

Отсутствие в заявке точных формулировок, корректных ключевых слов и недостаточно четкое описание обязанностей, требований и условий работы неизбежно приводит к тому, что рекрутеры находят неподходящих кандидатов, а отклики на размещенную вакансию нерелевантны.

• Нереалистичные ожидания и требования.

Когда мои коллеги HR рассказывают про заказанных им «несуществующих единорогов» или «канарейку за копейку» они имеют в виду именно эту ошибку заказчика вакансии – указание слишком высоких требований или слишком большого и разнопланового набора обязанностей для одной позиции. «Автомотовелофототелерадиомонтеры», волшебники или ТОП – менеджеры, работающие по графику 24/7 за тарелку бобов  – это сказочные и не существующие в реальном мире персонажи.

• Игнорирование важности корректного оформления заявки.

Как вы лодку назовете – так она и поплывет: ошибки в тексте и цифрах, непрофессиональный язык, отсутствие нужных профессиональных слэнговых оборотов и аббревиатур, заявка должна быть вычитана на предмет понимания ключевых слов через которые ищут вакансии целевые кандидаты.

•  Отсутствие информации о процессе отбора кандидатов и сроках.

Кандидатам важно знать, какие этапы отбора и с кем их ожидают и какие будут сроки обратной связи от компании. Прозрачность процесса снизит уровень неопределенности для соискателей и повысит их интерес.

Особые условия в заявке 

Часто заказчики вакансии указывают в заявке особые условия, такие как список предпочтительные компании-доноры или компании так называемого «стоп-листа» из которых привлекать кандидатов нельзя ни в коем случае.

Если такие условия есть в заявке на подбор, то нужно будет уделить особое внимание хронологическому опыту работы каждого рассматриваемого кандидата и провести серьезную исследовательскую работу.

Как директор по персоналу я всегда запрещала своим сотрудникам начинать процедуру подбора без заявки, даже если руководитель клялся, что «в течение пары дней ее пришлет», эта норма была также прописана в Регламенте подбора персонала и прорисована в бизнес-процессах, точно также поступают мои коллеги из консалтинговых структур – ни одно рекрутинговое агентство не начинает работу над вакансией до момента согласования заявки  с Заказчиком.

И для рекрутера, и для заказчика вакансии заявка служит гарантом соблюдения качества и сроков выполняемого подбора персонала, и, в заключении замечу, что самым сложным испытанием для рекрутера чаще всего бывают формулировки: должность: жонглер кофе – бариста, который может делать трюки с картами для развлечения клиентов”, «охранник – кофе-леди» или самое страшное: «рекрутер читающий мысли заказчиков вакансий и кандидатов».