Как найти сотрудника, если нет HR-менеджера

Можно было бы ответить на этот вопрос одним предложением: обратиться в кадровое агентство или к частному рекрутеру и на этом закончить текст, но для начала обозначу список причин, по которым в компании может не быть HR функции:

1. Маленький размер компании: в небольших фирмах с ограниченным числом сотрудников (например, до 10-15 человек) нет необходимости в отдельном HR, так как функции управления персоналом выполняют сами владельцы или менеджеры.
2. Ограниченные финансовые ресурсы: небольшие или стартап-компании редко имеют бюджет для найма HR-специалиста на постоянную основу.
3. Низкая текучесть кадров: есть компании в которых работают одни и те же сотрудники в течение долгого времени и необходимости часто нанимать новых попросту нет, следовательно, необходимость в штатном HR отсутствует.
4. Аутсорсинг HR-функций: все больше компаний выбирают аутсорсинг HR-задач специализированным агентствам или фрилансерам, что экономит средства, но как правило это кадровое администрирование, а не подбор персонала.

И тем не менее, персонал этим компаниям периодически (или постоянно) нужен, следовательно, проблема существует.

Почему важно правильно подойти к поиску сотрудника

За отсутствием специалиста по подбору важно соблюсти весь бизнес-процесс рекрутинга и начать стоит с определения потребностей вашей компании, анализа текущих задач и требований компании. Это потребуется для описания профиля желаемого кандидата.

Профиль кандидата в упрощенном виде может представлять собой перечень обязанностей вакансии и набора требований к будущему кандидату. Это также будет основой для будущей публикации вакансии.

Какие источники поиска кандидатов можно использовать

Поиск кандидатов даже в условиях очень ограниченного бюджета или его полного отсутствия вполне возможен:

1. Кадровые агентства: сотрудничество с рекрутинговыми агентствами позволяет значительно сэкономить время и ресурсы компании, так как профессионалы берут на себя весь процесс поиска и отбора. Агентства обладают обширной базой квалифицированных специалистов и проводят тщательную оценку кандидатов, что минимизирует риски при найме.
2. Использование профессиональных социальных сетей LinkedIn и Telegram –  в случае с LinkedIn успех будет зависеть от того, насколько качественно развит ваш профиль и нетворкинг, а в случае с телеграмм – вам потребуется найти правильные каналы для публикации бесплатной вакансии. Публикации вакансии в телеграмм может быть как бесплатной, так и стоить от 500 до 1500 рублей.
3. Публикация вакансии на HH.ru, Superjob или в печатных изданиях (если речь идет о массовом подборе или рабочих специальностях). Стоимость годовой подписки на hh.ru стоит около 2 млн рублей, поэтому для публикации разовых вакансий у этого сервиса есть масса более бюджетных предложений, с которыми можно ознакомиться на сайте или получить консультацию онлайн помощника.
4. Привлечение сотрудников по рекомендациям – наиболее выгодный и быстрый инструмент закрытия вакансий – при этом обратиться за рекомендациями кандидата можно не только к знакомым и бывшим коллегам, но и к сотрудникам своей же компании – во многих компаниях существуют специальные реферальные программы, когда за рекомендацию и устройство на работу друзей и знакомых сотрудники получают премию от компании.
5. Собственный сайт и корпоративный портал компании также могут быть источником подбора, так как размещение вакансий на сайте компании позволит привлечь кандидатов, уже заинтересованных в вашей организации.
6. Профессиональные сообщества, семинары и форумы: отличный инструмент для поиска узкоспециализированных кандидатов и headhunting.
7. Ярмарки вакансий: участие в ярмарках вакансий – эффективный и бюджетный способ встретиться с потенциальными кандидатами.
8. Университеты, колледжи и курсы: сотрудничество с учебными заведениями для привлечения студентов и выпускников, (особенно в рамках стажировок и практик) поможет найти лояльных к компании молодых специалистов.

Не рекомендую покупать или скачивать базы данных резюме: во-первых, это может быть незаконно, а во-вторых эти базы практически моментально устаревают.

Самостоятельный подбор персонала без помощи HR требует планирования и исполнения, и когда вы определились с источником поиска необходимо составить подробное и привлекательное описание вакансии, включая обязанности, требования к квалификации и личные качества кандидата.

Какой бы вы не выбрали инструмент и источник поиска, позаботьтесь о продвижение вакансии:

Разместите объявление на выбранных платформах и используйте соцсети для привлечения большего числа кандидатов – разместите в своих сетях ссылку на вакансию и попросите сотрудников и знакомых порекомендовать кандидатов.

Проведите первичный отбор

После того, как вы выложили вакансию и начали получать отклики, встает вопрос их оценки и фильтрации, для этого вам потребуется разработать критерии для оценки резюме, можно использовать современные онлайн-инструменты для автоматической фильтрации кандидатов (ATS) и следующим шагом будет организация первичных интервью (телефонных или видео-звонков).

Проверьте поступившие резюме на соответствие требованиям вакансии и отсейте неподходящих кандидатов, а также выделите тех, кто наиболее соответствует требованиям.

Проведите первичные интервью

Организуйте телефонные или видеозвонки с кандидатами.

Задайте базовые вопросы о их опыте и мотивации.

Важно! Не пугайте кандидатов фразами типа «У нас работа не для слабонервных!», «А вы готовы к переработкам?», «Предыдущий сотрудник был абсолютным тупицей вот мы его и уволили».

Организуйте очные интервью

Подготовьте список вопросов и задач для проверки профессиональных и личных навыков кандидатов. Как наглядным пособием по проективным вопросам предлагаю вооружиться книгой Светланы Ивановой «Искусство подбора персонала».

Проведите очные или более подробные видеоинтервью.

Оцените квалификацию кандидатов

1. Проведение технических тестов или практических заданий.
2. Организация собеседований с руководителями подразделений.
3. Проверка рекомендаций и портфолио кандидатов.

Сравните кандидатов

Сравните всех кандидатов по заранее установленным вами критериям.

Выберите наиболее подходящего кандидата, я рекомендую отобрать еще двух резервных кандидатов на случай, что что-то пойдет не так.

Проверьте рекомендации

Никогда не пренебрегайте рекомендациями, даже если кандидат вам очень понравился – помните о том, что первое впечатление может быть обманчиво и есть люди профессионально проходящие интервью. Запросите рекомендации у самого кандидата + свяжитесь с бывшими работодателями и уточните детали работы кандидата.

Сделайте предложение о работе (job offer)

Обсудите с кандидатом и согласуйте условия работы, включая зарплату, график, обязанности и прочие условия, например бонусную систему и соцпакет.

Сформируйте и отправьте оффер выбранному кандидату. Предложение может быть и устным при совместной договоренности.

Адаптируйте новичка (онбординг)

1. Подготовьте все необходимое для начала работы нового сотрудника: рабочее место, доступ к системам и т.д.
2. В первый же день работы подготовьте и подпишите трудовой договор и другие кадровые документы (приказ, должностные инструкции и тд).
3. Также, в первый рабочий день познакомьте нового сотрудника с коллективом и проведите вводный инструктаж по всем значимым организационным и рабочим моментам.

Описанный мною процесс требует значительного времени и внимания к деталям, но позволяет найти подходящего сотрудника самостоятельно, без привлечения HR.

Самым важным в процессе подбора я считаю системный подход и внимание к каждому этапу процесса подбора, благодаря этому подобранный вами сотрудник вольется в коллектив и рабочий процесс и ваше сотрудничество будет долгим и плодотворным.